Administrer l’immeuble, assurer sa conservation et son entretien, veiller à l’exécution des décisions votées en Assemblée générale (AG)… les fonctions d’un syndic de copropriété sont trop importantes pour qu’elles soient confiées à n’importe qui.

Oui ! Un mauvais choix de cet acteur mandaté par le syndicat des copropriétaires suffit pour nuire au bon fonctionnement de la copropriété, ce qui peut générer des situations assez désagréables. Conscients de ce fait, nous mettons à votre disposition ce guide qui vous énonce les critères pour sélectionner le syndic adapté à votre copropriété.

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Définir les besoins de votre copropriété

La première chose à faire pour trouver le bon syndic est de commencer par faire une liste de vos besoins et vos attentes. Pour y arriver, il faut répondre à certaines questions : Quel est le nombre de lots et de bâtiments dont est composée la copropriété ? Dispose-t-il d’espaces verts ou des équipements communs ? Envisage-t-on des travaux envisagés à court terme ? Quel est le montant des impayés ? etc.

Dans la majorité des cas, un syndic a la capacité de gérer entre 30 et 40 copropriétés. Ainsi, le syndic ne sera pas en mesure d’assurer une gestion parfaite de toutes les copropriétés s’il dépasse ses capacités réelles. Néanmoins, il est recommandé de choisir un gros cabinet si votre copropriété est importante et qu’elle possède de nombreux bâtiments ou lots.

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Ce cabinet pourra facilement assumer la charge de travail nécessaire puisqu’il est censé posséder les moyens techniques et matériels ainsi qu’un plus grand nombre de personnels. Par contre, si votre copropriété est de taille moyenne et modeste, alors n’hésitez pas à opter pour une structure plus petite.

Faire jouer la concurrence

Pour être certain de faire le bon choix, demandez des devis à plusieurs syndics (2 jusqu’à 4 au maximum). Pour cibler les syndics, il faut vous fier au « bouche-à-oreille » qui est un bon indicateur. À cet effet, choisissez les cabinets sur lesquels vous avez eu de bons échos par vos proches ou par les copropriétés voisines.

Si cette démarche ne vous convient pas, vous pouvez faire appel à un courtier en syndics. Ce professionnel vous aidera à dénicher le syndic qui convient le mieux à votre copropriété.

Lire les clauses du contrat

Durant la conclusion ou le renouvellement du mandat des syndics qui a eu lieu depuis le 2 juillet 2015, il est fait obligation aux syndics d’utiliser un contrat type. Les clauses de ce contrat type ont été définies dans le décret du 26 mars 2015. À présent, la totalité des tâches des syndics doit être incluse dans le forfait de base.

Le même texte prévoit une liste restreinte et exhaustive de prestations particulières qui doivent être facturées en plus du forfait de base. Chaque syndic est tenu de vous proposer un contrat type et il vous revient donc de vérifier si les clauses du contrat respectent bien la loi. Vous devez trouver dans les prestations suivantes dans le forfait de base :

• Les visites de la copropriété (nombre de visites, présence du président du conseil syndical ou pas, durée, rapport) ;
• La tenue de l’assemblée générale sur une plage horaire définie et une durée déterminée ;
• La gestion des sinistres ;
• Les frais de reprographie et les frais administratifs.

Certaines prestations peuvent être ajoutées ou supprimées.

Vérifier la capacité financière du syndic

Vous devez également demander au syndic de justifier de sa garantie financière. Cette garantie servira à rembourser les fonds des copropriétés en cas de faillite du cabinet de gestion. Pour finir, demandez également au syndic de justifier de son assurance responsabilité civile professionnelle qui est obligatoire au regard de la loi.

Vérifier la durée du contrat et contrôler les frais exceptionnels

Le syndic est nommé pour une durée ne dépassant pas trois ans. Pour cela, vous devez vérifier si la durée est conforme dans le contrat. Dans le cas contraire, le contrat n’est pas valable.

De plus, certaines prestations dites exceptionnelles sont facturées de manière très importante. Vous devez faire attention à ces services et être certain que les prix restent dans la limite du raisonnable. Vérifiez également que les services sont véritablement exceptionnels.

Bon à savoir : il existe aujourd’hui plusieurs types de syndics de copropriété : syndic bénévole, syndic bénévole assisté, syndic coopératif, syndic professionnel, syndic en ligne…

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site de ce syndic.