Il peut être angoissant de déposer une réclamation par téléphone auprès du service clientèle. Vous voulez que votre voix soit entendue, mais vous ne voulez pas non plus être impoli ou en colère. Pour vous aider, voici quelques conseils sur la façon de formuler une plainte par téléphone de manière calme et efficace.
Plan de l'article
Préparez-vous à l'avance
Avant d'appeler le service client, il est important de préparer ce que vous allez dire. Notez les points du problème et la manière dont vous souhaitez qu'il soit résolu. Assurez-vous que vos notes comprennent toutes les informations pertinentes telles que les numéros de commande, les numéros de compte, les noms des produits et les dates d'achat. Le fait d'avoir ces informations écrites vous permettra de garder le cap de la conversation et de vous référer facilement à tous les détails sans avoir à les chercher pendant l'appel. Pour trouver un numéro, cliquez ici.
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Soyez poli et professionnel
Lorsque vous déposez votre réclamation, il est important de rester poli et professionnel tout au long de la conversation. Vous devez vous adresser au représentant avec respect et essayer de ne pas élever la voix en toutes circonstances, même si vous vous sentez frustré ou en colère. Il est préférable de ne pas utiliser d'insultes lorsque vous discutez de votre réclamation, car cela ne fera que bloquer la situation.
Restez concentré sur votre objectif
Lorsque vous déposez votre plainte par téléphone, essayez de ne pas vous laisser distraire par d'autres problèmes ou frustrations liés au produit ou à l'entreprise en général. Concentrez-vous sur le problème en question afin que le service clientèle puisse comprendre rapidement ce qui nécessite une attention particulière et le résoudre plus efficacement. S'il y a d'autres problèmes en dehors de celui qui est discuté à l'origine, ils peuvent toujours être abordés ultérieurement lors d'un autre appel ou d'une correspondance électronique.
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