Quels documents devons-nous conserver et pendant combien de temps ? Voici des questions récurrentes auxquelles nous nous trouvons confrontés et qui nous incitent à adopter la meilleure organisation des papiers administratifs et des documents personnels. Aussi complexe que cela puisse paraître aussi nombreux sont les papiers à classifier et à conserver, il reste néanmoins un point sur lequel il convient de baser pour s’en sortir, c’est la durée ou le délai de conservation des papiers qui bien sûr varie selon la nature des documents à conserver. Mais sommes-nous plus avancés après avoir dit cela ?

Faire un tri et classer les papiers les plus importants

Voici une liste des papiers les plus importants que toute personne doit garder tout au long de sa vie :

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• Le livret de famille
• Le livret de mariage
• Le livret militaire
• Les diplômes scolaires et universitaires
• Les titres de propriété
• Les testaments
• Les livrets de compte d’épargne
• Les baux et les polices d’assurance
• Tous les papiers relatifs à la retraite
• Tous les documents relatifs à la santé
• Les fiches de paie, contrats de travail…

Les papiers à conserver durant 30 ans sont :

• Les factures (travaux, réparations)
• Les justificatifs de séjour

Ceux à conserver pendant 10 ans sont :

• Les décomptes de charge de copropriété
• Les crédits immobiliers
• Les relevés bancaires ou postaux
• Les contrats d’assurance-vie après résiliation
• Les documents concernant la vente, la succession ou la donation d’un bien immobilier

Et ceux à garder durant 5 ans :

• Les états des lieux à conserver 5 ans après la fin de la location
• Les quittances de loyer avec les charges locatives
• Les justificatifs de paiement des pensions alimentaires
• Les attestations de paiement des impôts

Il est capital de conserver ses papiers personnels, car ce sont aussi des preuves à garder durant laquelle une action en justice est possible.

Les papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s'appliquer toujours après le décès du défunt, car certains peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

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Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l'objet d'une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.

La dématérialisation des papiers et la gestion en ligne des documents

La dématérialisation des documents consiste à transférer un document papier à un support informatique grâce à la numérisation informatique. La dématérialisation a pour principaux enjeux :

• Faire des économies au niveau des ressources
• Favoriser le partage des documents informatisés
• Améliorer le classement et le rangement des documents informatiques
• Assurer les sauvegardes et garantir une meilleure conservation des documents

Les étapes de la dématérialisation sont :

• La numérisation des documents
• L’archivage des documents
• La gestion des documents archivés (modification, conversation, suppression…)
• La certification

Vous pouvez utiliser un service public pour digitaliser vos documents : Digiposte

Grâce à la dématérialisation des documents, il est désormais possible de gérer en ligne l’ensemble des documents à conserver. La gestion numérique des archives se faisant via un système de stockage et de transfert de documents en ligne tel que le service Digiposte. Pour tout particulier ayant recours à cette nouvelle technologie de l’information, il lui est donc possible :

• De diminuer les risques de perte ou de dégradation des documents
• D’avoir facilement et en temps réel l’ensemble de ses documents stockés et classés en ligne
• De partager ses documents en toute simplicité

Le cas des documents d’archives d’entreprise

Les entreprises sont elles aussi concernées par les délais de conservation des documents.

La société Arcalys, spécialisée en archivage physique, a réalisé un récapitulatif complet de la durée légale réglementaire : durée légale de conservation des documents d'entreprise.