La note de frais est souvent source de questionnement. D'ailleurs, les interrogations se multiplient lorsque sont soulevées les questions liées à l’exonération des charges et à la TVA. Alors, de quelles cotisations êtes-vous exemptée en tant qu’entreprise ? Quand pouvez-vous déduire la TVA ? C'est ce que nous allons voir ici.

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Note de frais et charges sociales

À l'inverse des salaires versés aux employés, l'entreprise n'a pas à payer de charges sociales sur les remboursements effectués au titre de la note de frais. Les sommes rendues sont également déductibles du chiffre d'affaires. En conséquence, l’URSSAF est particulièrement vigilante. En effet, il n'est pas surprenant de voir certaines entreprises gonfler les notes de leurs collaborateurs pour éviter d'avoir à payer des charges sur ces « bonus », voir même pour dissimuler une partie du chiffre d'affaires. En cas de contrôle, les pénalités peuvent grimper rapidement. Pour ne pas être sujet à un redressement, il est indispensable de conserver tous les justificatifs et de faire en sorte que les notes de frais restent raisonnables. Et oui, car les abus peuvent également être punis par l'organisme de cotisations. Événements d'entreprise, séminaires et week-ends de cohésion sont concernés par la note de frais. Cependant, attention. Si le champagne coule à flots, que les équipes sont hébergées dans des hôtels 5 étoiles et que ces dernières se sustentent dans des établissements de chefs étoilés, il y a de fortes chances pour que cela ne passe pas auprès du fisc.

Pour rappel : seules les dépenses liées au logement, à la nourriture et au moyen de locomotion sont concernées par la déduction du chiffre d'affaires.

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Note de frais et TVA

Oui, une entreprise a le droit de récupérer la TVA sur les notes de frais de ses employés. Cependant, et cela, comme dans tous cas de figure, des conditions doivent être respectées. Alors, quelles sont-elles ?
Les dépenses liées à la note de frais doivent avoir été réalisées dans le cadre d'une mission menée au compte de l'entreprise. Le taux de TVA doit être visible sur la facture délivrée au collaborateur. Cette dernière doit être établie au nom de la société, et non à celui du salarié.

Autre condition : l'entreprise ne pourra récupérer la TVA qu'à condition que le fournisseur lui-même puisse la récupérer en amont.

Les déplacements en train, en bateau et en avion ne sont pas concernés par la TVA. Toutefois, les frais liés aux péages le sont, eux.