La salle de réunion se définit comme un coin multifonctionnel permettant de recevoir les rencontres entre partenaires ou fournisseurs. Pour obtenir une salle de réunion adaptée à ses besoins, il convient de considérer quelques critères indispensables tels que l’accessibilité et la bonne infrastructure. L’accès est un point important étant donné que les participants ont certainement besoin de places de parking pour leurs voitures. Ils ont besoin également d’une salle de réunion située à proximité d’un transport en commun. C’est pour cette raison que les structures implantées en centre-ville sont beaucoup plus chères par rapport à celles en périphérie entre autres.

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Bien sélectionner sa salle de réunion

Avant de se lancer à la recherche d’une salle de réunion, il convient de se référer sur certains critères afin de mettre en place une réunion dans de bonnes conditions. Le choix d’une salle de réunion est une étape incontournable qui mérite plus d’attention. Premièrement, il faut trouver une salle qui favorise la concentration, les échanges et la créativité des candidats. À ce titre, trouvez un endroit facile d’accès pour l’ensemble des participants.

L’emplacement géographique est nécessairement une condition primordiale pour choisir la salle de réunion. Plus précisément, considérez les transports en commun, la présence d’une place de parking… Un emplacement mal choisi pourrait causer des pertes de temps, ce qui bouleverse les intervenants et les clients.

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Ensuite, misez sur le confort de la salle, car les participants doivent se sentir à l’aise durant le séminaire. Pour ce faire, il faut s’assurer de la qualité de l’environnement, des installations ou des équipements disponibles dans la salle pour réaliser la réunion dans les meilleures conditions. Les chaises, les fauteuils ou les mobiliers y afférents sont-ils des qualités ? La salle est-elle équipée de ventilation, de climatisation, de l’éclairage ou des salles de toilettes ?

De plus, l’espace doit être adapté aux nombres des intervenants. Cela vise simultanément à favoriser l’espace dédié pour chaque participant et les échanges entre eux. Pour les petits groupes, vous pouvez opter pour un espace peu étendu, mais pour les conférences à haut niveau, cherchez une salle bien élargie pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes par exemple.

La disposition des équipements est aussi un critère clé

L’organisation de conférence demande aussi de chercher un espace bien doté des équipements utiles pour le bon déroulement de l’événement. Dans ce contexte, il faudra tenir compte de la catégorie de réunion à élaborer : brainstorming, workshop, visioconférence, réunion d’exposition de nouveau produit, négociation, débat… Cela dit, chacune de ces catégories d’événements demande un outil spécial. Généralement, lors d’une réunion, on a besoin d’un vidéoprojecteur avec l’écran de projection, connexion internet, plusieurs postes d’ordinateurs portables… Si vous êtes en Ile de France, la salle 91 sera à votre disposition pour combler vos besoins spécifiques durant votre conférence.